Вимоги до оформлення і порядок створення та відправки
електронних листів-відповідей на доручення за зверненнями громадян до «Дніпропетровського регіонального контактного центру»
Комп'ютеризований облік звернень громадян до Дніпропетровського регіонального контактного центру та контроль виконання доручень по них здійснюється за допомогою програмних засобів облікової системи «ДОКЦ-Аналітик» (далі – облікова система).
Надане Виконавцю доручення надсилається системою в адресу електронної пошти Виконавця окремим листом, причому, тільки і тільки з адреси електронної пошти контактного центру (docczvern@adm.dp.ua).
Тема листа має вигляд:
ДОКЦ. Доручення на звернення АА-999999999 від ДД.ММ.ГГГГ
ДОКЦ. Доручення на звернення АА-999999999/99 від ДД.ММ.ГГГГ
де:
АА – дві перші кириличні літери прізвища заявника;
999999999 – порядковий номер (від однієї до дев’яти цифр);
символ «/» – признак повторного, або неодноразового звернення;
99 за символом «/» – порядковий номер повторного, або неодноразового звернення з однієї, або двох цифр.
До листа прикріплено реєстраційну картку звернення з дорученням Виконавцю та файл цього документа з вимогами до оформлення листів-відповідей.
По завершенню опрацювання кожного окремого доручення Виконавець створює електронний лист з прикріпленими файлами документів, що складають відповідь на доручення.
Лист-відповідь відправляється Виконавцем електронною поштою в адресу електронної пошти контактного центру з тієї і тільки з тієї адреси електронної пошти, на яку було надіслано з контактного центру лист-доручення.
Отримані контактним центром листи-відповіді, які відповідають наданим у цьому документі вимогам, реєструються обліковою системою.
Листи-відповіді, які не відповідають наданим у цьому документі вимогам, не реєструються обліковою системою і не опрацьовуються, а Виконавцю обліковою системою надсилається відповідне повідомлення з детальним визначенням помилок у створеному листі-відповіді. Виконавець повинен виправити помилки у листі і надіслати лист-відповідь ще раз.
Вимоги до створення та надсилання листа-відповіді
З облікового запису використовуваного почтового засобу (Lotus Notes, Microsoft Outlook, інше ), що відповідає адресі електронної пошти, на яку контактним центром було надіслано доручення, створіть новий лист (наприклад, у Lotus Notes - командою меню «Новая записка»), або створіть відповідь на надісланий Вам лист-доручення (наприклад, у Lotus Notes - командою меню «Ответить»).
У поле «Кому» введіть, або виберіть з адресної книги, адресу електронної пошти контактного центру docczvern@adm.dp.ua . У разі створення відповіді на лист-доручення адреса отримувача буде скопійована у поле «Кому» з листа-доручення, на який створюється відповідь.
У поле «Тема» введіть текст «Відповідь на звернення», слідом за ним через символ пробілу реєстраційний номер звернення, на яке надається відповідь, слідом за ним через символ пробілу текст «від» і слідом за ним через символ пробілу дату реєстрації звернення у форматі ДД.ММ.ГГГГ. У разі створення відповіді на лист-доручення (наприклад, у Lotus Notes - командою меню «Ответить») текст у поле «Тема» буде скопійовано з листа-доручення, на який створюється відповідь. Відредагуйте текст у полі «Тема» згідно наданої вище умови.
Зразки:Відповідь на звернення ОБ-123456789 від 01.06.2013
Відповідь на звернення ОБ-123456787/12 від 01.06.2013
Прикріпіть до листа файли документів (наприклад, у Lotus Notes - кнопкою «Вложить», яка знаходиться на панелі інструментів), що складають відповідь на доручення, а саме:
відповідь Дніпропетровському контактному центру (1);
відповідь заявнику (2);
картка якості розгляду звернення (3).
Відправте створене лист одержувачу (наприклад, у Lotus Notes - командою меню «Отправить»).
Вимоги до прикріплених файлів
Ім’я файлу документа, що прикріплюється до електронного листа, повинне складатися з реєстраційного номера звернення, зазначеного у темі листа-відповіді, слідом за яким через символ пробілу вказується 1 для документа (1), 2 для документа (2) і 3 для документа (3) (дивіться в п.4). В імені файлу символ «похила риска», що міститься у реєстраційному номері, повинно замінити на символ «дефіс». Документ, що складається з двох, або більше сторінок, повинен бути сформований в один файл.
Зразки:
– на первинне звернення АА-3: АА-3 1.pdf ; АА-3 2.pdf; АА-3 3.pdf
– на повторне звернення АА-3/1: АА-3-1 1.pdf ; АА-3-1 2.pdf; АА-3-1 3.pdf.
Допустимі формати прикріплених файлів документів
Допускається прикріпляти документи у форматі GIF, JPEG, JPG, TIFF, TIF, DjVu, PDF та документи Microsoft Word 95-2003, 2010 (.doc, .docx) .